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Alcune persone possiedono naturalmente competenze di project management. Sai chi sei. La capacità innata di mantenere le cose in ordine e tenere le persone concentrate è preziosa in un ambiente di squadra, e puoi effettivamente fare una carriera di successo. Per trasformare formalmente queste abilità in una carriera come project manager, identifica e affina queste 10 competenze essenziali.
Cosa Sono le Competenze di Project Management?
Hai bisogno di una varietà di competenze tecniche e soft per essere un project manager di successo.
Le competenze soft sono quelle che puoi sviluppare attraverso l’istruzione o l’esperienza lavorativa, e ti aiutano a sviluppare il temperamento giusto per il project management. Le competenze tecniche sono quelle che devi imparare specificamente per questo ruolo, e puoi acquisirle attraverso una formazione formale in project management o sul campo come project manager.
Dovrai anche imparare tecniche e strumenti comuni di project management, che puoi apprendere attraverso la formazione o l’esperienza lavorativa. Non li abbiamo inclusi nell’elenco qui (ma sono nelle domande frequenti qui sotto) perché le tecniche e gli strumenti esatti di cui hai bisogno dipendono dalle preferenze della tua industria, azienda e squadra, e hai una vasta varietà tra cui scegliere.
Competenze Tecniche per il Project Management
Oltre a imparare metodi e strumenti specifici di project management, queste sono le competenze tecniche che puoi acquisire attraverso una formazione formale o esperienza sul campo nel project management.
1. Gestione del Rischio
Il processo di prendere decisioni consapevoli per massimizzare i vantaggi e minimizzare gli svantaggi delle azioni nella tua attività è noto come gestione del rischio.
Come project manager, devi essere consapevole del potenziale di un progetto per ottenere un profitto o una perdita e delle decisioni che potrebbero portare a uno o all’altro. Durante il progetto, dovresti essere attento alle misure di successo degli stakeholder e a come le decisioni e le azioni di ogni persona potrebbero contribuire o detrarre dal raggiungimento di quegli obiettivi.
Dovresti capire la tolleranza al rischio della tua azienda (o del dipartimento) – hanno un budget dedicato all’esperimento, o ogni progetto deve produrre un profitto? Con quel quadro, puoi mediare le decisioni sul programma del progetto, le risorse e gli obiettivi.
2. Gestione dei Costi
Riceverai un budget per un progetto o ti verrà affidato il compito di presentare una stima dei costi per i decision maker che devono approvare. Il tuo lavoro durante tutto il progetto è stare attento ai costi e evitare che il progetto superi il budget.
Il costo nel project management è una parte di ciò che viene chiamato “triplice vincolo” o “triangolo del project management” – le tre limitazioni di costo, tempo e scopo che definiscono il progetto.
Gestire i costi significa bilanciare quel vincolo con gli altri due. Devi rimanere entro il budget mantenendo il programma in linea e soddisfacendo ma non superando lo scopo.
3. Lettura e Scrittura
La comprensione della lettura e la scrittura chiara sono competenze vitali per i project manager. Forti competenze di lettura e scrittura sono importanti per qualsiasi lavoro, e svolgono un ruolo particolarmente importante nel project management.
Potresti essere incaricato di leggere e interpretare documenti tecnici o termini legali di cui non hai competenza nella materia. Quindi devi trasformare quelle informazioni in brevi relazioni che tutti coloro coinvolti nel progetto possono seguire.
4. Pianificazione e Previsione
Uno dei ruoli chiave del project manager è creare una roadmap per il progetto che guiderà tutti gli altri stakeholder nei loro ruoli. Comprendi che diverse situazioni richiederanno diverse metodologie di project management, e dovresti sapere come determinare quale sia la migliore opzione per ogni situazione.
Dovresti avere una predilezione per l’ordine e l’organizzazione; un amore silenzioso per obiettivi chiari e misurabili; e una comprensione di strumenti come grafici di Gantt e PERT e altre rappresentazioni visive di tempi e traguardi del progetto.
La previsione implica la previsione dei risultati del progetto, in particolare la redditività, per i manager e la dirigenza dell’azienda. Devi essere a tuo agio con l’analisi dei dati in modo da poter interpretare come si sono comportati i progetti passati e utilizzare le informazioni per informare il futuro del progetto attuale.
Competenze Soft per il Project Management
Non puoi imparare processi o pratiche specifiche per queste competenze di project management, ma queste forze innate sono importanti per il tuo successo in un ruolo di project management.
5. Leadership
Sebbene in questo ruolo tu non dirigerai direttamente i progetti, il tuo intero lavoro consiste nel guidare gli altri attraverso un progetto. Ciò richiede competenze di gestione e di leadership per sentirsi a proprio agio a fare cose come facilitare le riunioni, mantenere gli partecipanti responsabili e imporre vincoli.
Un project manager affronta una sfida particolarmente difficile in questo ruolo, perché devi essere in grado di fornire leadership per il progetto senza trovarsi in una posizione di leadership o decisionale.
6. Comunicazione
Di pari passo con la leadership c’è una forte comunicazione. Sei il punto di contatto per le parti coinvolte in un progetto che potrebbero non avere altro contatto tra di loro, e devi facilitare il lavoro di squadra coeso in quell’ambiente.
Dovresti sentirti sicuro nell’interpretare le esigenze di un gruppo o dipartimento e spiegarle ad un altro.
Probabilmente medierai anche conflitti tra stakeholder e gestirai negoziazioni su tempo, costi e scopo. Devi essere in grado di capire il ruolo e la prospettiva di tutti, comunicandoli diplomaticamente durante il progetto.
I project manager dovrebbero essere maestri della comunicazione scritta, verbale e visiva. Affronterai situazioni che richiedono l’uso di tutte e tre, e padroneggiarle ti consente di comunicare efficacemente con un gruppo diversificato di stakeholder del progetto.
7. Gestione del Tempo
Oltre a imparare competenze tecniche per la pianificazione, la previsione e la programmazione dei progetti, dovresti possedere o sviluppare una capacità personale per la gestione del tempo.
Ti senti a tuo agio a gestire scadenze multiple, vincoli e bisogni degli stakeholder, o ti senti sopraffatto quando hai di fronte troppe priorità contemporaneamente?
Imparare a gestire in modo calmo e costante una linea temporale complessa e aiutare gli altri a rimanere concentrati è una competenza vitale per il project management. Lo è anche la capacità innata di prevedere complicazioni che potrebbero mettere in pericolo la tua linea temporale e suggerire soluzioni per rimanere in pista.
Questa è una competenza soft che puoi imparare, ma il project management è probabilmente più adatto a coloro che hanno una naturale propensione per l’organizzazione e l’ordine.
8. Pazienza
Essere al centro di più squadre che cercano di lavorare insieme per un obiettivo comune può essere gratificante – e allo stesso tempo frustrante.
Sei responsabile della gestione di aspettative e obiettivi diversi, tutto mentre medi conflitti, comunichi bisogni e aiuti tutti intorno a te a lavorare entro i vincoli che ti vengono dati per un progetto. Tutti questi richiedono una seria dose di pazienza.
Non puoi aiutare un progetto a raggiungere il successo se ti lasci sopraffare dalla frustrazione quando si presentano sfide o non si raggiungono i traguardi. Non puoi facilitare la comunicazione e il lavoro di squadra se assorbi le frustrazioni o i risentimenti che covano tra le squadre.
La tua capacità di rimanere una parte calma e neutrale è fondamentale per il tuo successo come project manager, così come per il successo di un progetto e la soddisfazione delle persone che ci lavorano. La tua pazienza durante le difficoltà può ispirare la perseveranza e ridurre i conflitti, mentre la tua impazienza o frustrazione potrebbe demoralizzare ed esacerbare i problemi.
9. Adattabilità
Gli strumenti e le strategie per il project management sono in continua evoluzione verso una maggiore efficienza, lavoro di squadra e comunicazione. Dovresti apprezzare e padroneggiare rapidamente nuovi programmi e metodi, incoraggiando gli altri a farlo.
Una certa abilità tecnologica è importante perché gran parte del tuo ruolo consiste nel capire e utilizzare correttamente software di project management come Trello, oltre ad altri strumenti per l’analisi, la creazione e la condivisione di documenti e la comunicazione.
Anche le competenze soft come l’adattabilità e la flessibilità sono importanti qui. Devi mostrare volontà di imparare e adottare nuove tecnologie e tecniche prima di poter acquisire le competenze tecniche per utilizzarle. Una mentalità flessibile ti prepara al successo con qualsiasi cosa di nuovo ti venga presentata, indipendentemente dal tuo livello iniziale di conoscenza tecnica.
La tua mentalità è anche importante per il successo delle persone con cui lavori. Hai bisogno del loro consenso per mantenere una comunicazione chiara e svolgere le attività in modo efficace, e puoi ottenerlo solo se sei pienamente d’accordo con nuovi strumenti e metodi.
10. Pensiero Critico
Fondamentale per qualsiasi ruolo di gestione, il pensiero critico ha un ruolo importante nella gestione dei progetti. Devi essere in grado di prendere decisioni rapide entro un insieme di vincoli, prevedendo le possibili implicazioni per il futuro di un progetto.
Il pensiero critico nel project management supporta la tua capacità di analizzare i dati e le informazioni che ti vengono forniti per prendere decisioni nella fase di pianificazione e portare quelle conoscenze durante tutto il progetto, nonché per negoziare i vincoli e responsabilizzare gli stakeholder.
Come Sviluppare le Competenze di Project Management
Puoi affinare le tue competenze e conoscenze attraverso l’istruzione formale, l’esperienza lavorativa o entrambe.
Certificazione PMP
Un percorso comune nel project management è ottenere la certificazione Project Management Professional (PMP), che è amministrata dal Project Management Institute (PMI).
La certificazione dimostra che hai le competenze soft, le conoscenze tecniche e la comprensione della strategia aziendale necessarie per avere successo come project manager, compresa l’esperienza o la formazione specifica con i metodi di project management più comuni: agile, waterfall e ibridi.
Per prepararti all’esame – e imparare le competenze di project management necessarie – devi acquisire esperienza lavorativa e formazione in project management. Il numero di ore richieste per ciascuno dipende se hai una laurea quadriennale o meno.
Puoi seguire corsi di formazione PMP tramite il PMI o altri corsi online, che si concentrano su argomenti come metodi di project management, processo, strumenti e altro ancora.
Una certificazione convalida le tue competenze per i potenziali datori di lavoro, quindi potrebbe renderti più attraente per le aziende e migliorare il tuo stipendio. Ma una certificazione non è necessaria per fare il lavoro e non garantisce che troverai lavoro o successo nel campo.
Certificazioni Agile
Se preferisci utilizzare le metodologie Agile per il project management, potresti voler considerare di ottenere una certificazione. Come per il PMP, poter dire di aver completato il corso per le certificazioni Agile può aiutarti a completare i progetti in modo più efficiente (senza contare che può farti guadagnare uno stipendio più alto).
Corsi Online Gratuiti
Puoi imparare le competenze di project management attraverso corsi online gratuiti che possono o meno contribuire alle ore di formazione richieste per la certificazione PMP, ma ti insegneranno le competenze tecniche e soft necessarie per fare il lavoro.
Trova corsi universitari sulle competenze, gli strumenti e le tecniche di project management attraverso siti che offrono corsi online a grande scala (MOOC), come Coursera ed edX.
Esperienza Lavorativa
Puoi iniziare come project manager senza alcuna formazione o corsi formali. Le tue doti naturali potrebbero metterti sulla strada del successo nel ruolo e renderti facile adottare gli strumenti e le tecniche di cui hai bisogno.
Per acquisire competenze sul lavoro, prestare attenzione ai progetti con cui sei coinvolto all’inizio. Osserva il lavoro quotidiano del project manager e fagli domande per capire cosa fa. Essere attenti al processo può darti una grande conoscenza delle competenze necessarie per fare il lavoro.
Quindi, approfitta di opportunità nel tuo ruolo attuale per guidare progetti, gestire persone o organizzare processi o eventi. Le competenze e l’esperienza che sviluppi in questo tipo di lavoro possono trasferirsi al successo in un ruolo di project manager, anche se non segue processi formali di project management.
Domande Frequenti (FAQs)
Cosa fa un project manager ogni giorno?
Un project manager svolge molte attività ogni giorno, inclusa la pianificazione del progetto, la gestione delle risorse, la comunicazione con gli stakeholder, la risoluzione dei problemi e la revisione dei progressi del progetto.
Qual è la prima cosa che un project manager dovrebbe fare in un progetto?
La prima cosa che un project manager dovrebbe fare in un progetto è definire gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, stabilire una pianificazione di base e identificare le risorse necessarie.
Quali sono gli strumenti di project management migliori?
Ci sono molti strumenti di project management disponibili, tra cui Trello, Asana, Microsoft Project e Jira. La scelta dello strumento dipende dalle esigenze specifiche del progetto e delle squadre coinvolte.
Quali sono le migliori tecniche di project management?
Le tecniche di project management più comuni includono il metodo Waterfall, Agile, Scrum e Kanban. La scelta della tecnica dipende dalla natura del progetto e dalle preferenze dell’organizzazione.
Cosa dovrebbe sapere ogni project manager?
Ogni project manager dovrebbe avere una solida comprensione delle competenze di project management, delle tecniche di pianificazione, delle abilità di leadership e comunicazione, nonché della gestione del rischio e del controllo dei costi.
Quali sono le qualifiche di un project manager?
Le qualifiche di un project manager possono variare, ma spesso richiedono una combinazione di esperienza lavorativa nel campo del project management, competenze tecniche e una certificazione come PMP o una certificazione Agile.
In conclusione, le competenze essenziali per un project manager di successo includono la gestione del rischio, la gestione dei costi, la lettura e la scrittura, la pianificazione e la previsione, la leadership, la comunicazione, la gestione del tempo, la pazienza, l’adattabilità e il pensiero critico. Puoi sviluppare queste competenze attraverso l’educazione formale, l’esperienza lavorativa o entrambe. Una certificazione come il PMP può anche convalidare le tue competenze e renderti più attraente per i datori di lavoro. Con queste competenze, sarai ben attrezzato per affrontare le sfide e guidare con successo i progetti.